Um processo é uma série de atividades que, quando executadas, atingem um resultado estabelecido.
Por exemplo, vamos imaginar um processo de pedir um lanche por aplicativo. Para que possamos consumi-lo, será preciso pegar o seu celular, abrir o aplicativo, escolher o restaurante e o lanche, fazer o pedido, escolher a forma de pagamento e, por fim, chegar no momento de comê-lo. Resumindo, de um lado você tem um objetivo e, de outro, as etapas para alcançá-lo.
Quando os processos de uma empresa são mal estruturados, toda eficiência e eficácia de uma empresa ficam comprometidas. As consequências causadas por um processo mal praticado são muitos, entre eles a queda na produtividade, colaboradores desmotivados, prejuízo financeiro, entre outros.
Objetivo do mapeamento de processos
O maior objetivo é melhorar a qualidade de organizações e empresas, pois fornecem informações sobre um processo, orientam colaboradores a discutir ideias para melhorá-los, facilita comunicação e oferecem documentações para procedimentos. O mapeamento identificará gargalos e atrasos, e assim, ajuda a definir medidas eficientes para otimizar processos, além disso aumentam a comunicação e oferecem documentação. O mapeamento de processos identificará gargalos, repetições e atrasos. O mapeamento irá ajudar a definir limites, propriedades, responsabilidades e medidas de eficácia ou indicadores, tendo como consequência a melhoria contínua e a produtividade da organização.
Entendendo os processos
Um mapa de processos também é chamado de fluxograma, e é a representação dos processos de uma empresa através de símbolos gráficos, com o objetivo de identificar todos os passos do processo. Ele estabelece uma relação de início, o que é necessário para que o processo se inicie, meio, onde estão especificadas as atividades que devem ser feitas e qual a ordem delas, e fim, que é dado quando as saídas ficam prontas, gerando o resultado esperado do processo.
Observe o desenvolvimento do processo
Com a intenção que o mapeamento de processos seja positivo, é importante conversar com os envolvidos, entender como cada atividade funciona e qual é o objetivo principal. Você entenderá os custos com clareza, dessa forma será possível trabalhar a melhoria dos processos, economizando tempo, eficiência e conseguindo mais com menos. E, para identificar erros e acertos no processo, o mais indicado é utilizar um sistema de indicadores-chave performance (KPIs) para medir os resultados dos processos. Nele existem relações causais temporais entre indicadores, que ajudam a explicar como o resultado é conquistado, facilitando assim, a identificação de erros e acertos no processo.
Quer saber mais sobre mapeamento de processos? Entre em contato conosco e fale com um especialista.
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