Qual o conceito de AS-IS/TO-BE?
AS-IS/TO-BE são etapas da Gestão de Processos de Negócios (ou BPM sigla para Business Process Management) que auxiliam na melhoria dos processos internos da empresa.
O AS IS é o significado da situação atual do processo. Nesta fase, O AS-IS ajuda na descoberta de vários tipos de processos de negócio, sejam eles processos primários, processos de suporte ou processos de gerenciamento. Os participantes são os usuários que estão envolvidos no dia a dia do processo (key users). Neste contexto, uma boa prática é solicitar ao responsável que relate como executá-lo, ou então é feito um questionário para levantar as informações.
O TO BE é a perspectiva dos processos futuros da empresa, que mostra a melhor forma de realizá-los. O TO-BE é também chamado de desenho de processos. Seu objetivo é propor melhorias nos processos das empresas, com base no que foi verificado no AS-IS. A grande prática do TO-BE é promover condições reais de transformação nos processos, melhorando a competitividade da empresa.
Alinhamento entre os objetivos do Planejamento Estratégico
Caso seja percebido que os processos não estão dentro das expectativas da estratégia, um projeto de aperfeiçoamento de processos pode ajudar. No AS-IS vão ser identificados os pontos que precisa de melhoria. Já no TO-BE será formada um novo desenho de processo que seja alinhada ao planejamento estratégico, pois ele traz informações qualificadas sobre os procedimentos aplicados na empresa, que podem trazer novos pontos de vistas na visão do futuro desejado.
Determine objetivos, metas e indicadores e acompanhe o novo processo
Estabeleça o objetivo do projeto e defina qual será a estratégia de performance. Com isso definido, planeje seu projeto e estabeleça uma rotina de monitoramento para garantir que ele esteja de encontro ao objetivo projetado. E sempre que necessário, faça uma correção de rota.
Depois de tudo desenhado e validado, é hora de colocar o novo processo para rodar. É comum que ocorram algumas dificuldades no início, como por exemplo, a resistência dos colaboradores. Para isso, é proveitoso que o projeto de implantação tenha uma atenção especial nas ações de gestão de mudança organizacional, pois buscará formas de reduzir os impactos causados pela modificação. Depois de implantar, será necessário acompanhar o andamento do novo processo e checar se ele está realmente melhor em relação ao processo anterior.
Auxílio de um especialista
Para que seu projeto de melhoria de processos tenha êxito, é importante contar com o auxílio de alguns profissionais, como um gerente de projetos e um analista de processos. O gerente de projetos, será responsável por acompanhar o projeto, garantir o seu bom andamento e comunicar obstáculos. Enquanto o analista de processos concretizará todos os procedimentos que for preciso para a descoberta do processo atual (AS-IS) e a estruturação do novo processo (TO-BE). Seria interessante para a empresa contratar uma consultoria externa que ofereça profissionais com domínio de ferramentas adequadas ao AS-IS/TO-BE para ajudar o gerente de projetos e o analista de processos na melhor forma de conduzir as tarefas.
Foco no desenvolvimento do processo
Acima de qualquer coisa, a ferramenta AS-IS/TO-BE deve ter o foco no desenvolvimento do processo de modo que ao final da etapa TO-BE ele esteja estruturado de tal forma que simplifique e traga eficiência aos processos e suas atividades no contexto estratégico ou operacional.
Para que estes objetivos sejam alcançados, é indispensável o envolvimento e engajamento de todos os participantes e o foco diário na melhoria contínua, além da aplicação de uma solução eficiente de Gestão de Processos.